از گردشگری تا حسابداری

در این مقاله به بررسی حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی غیر‌تجاری» (کد 1-14) شامل: سایر دریافتنی‌های غیر تجاری شرکت‌ها و اشخاص حقیقی، وام و مساعده کارکنان، سپرده اخذ ضمانتنامه بانکی و سایر سپرده‌های کوتاه‌مدت، ارزش افزوده خرید، سایر بدهکاران و ذخیره‌ی کاهش ارزش دریافتنی‌های غیرتجاری می‌پردازیم، و در مورد ثبت سند حسابداری و نحوه‌ی بستن این حساب در پایان سال مالی، توضیح‌هایی ارائه می‌شوند.
•    « سایرحساب‌ها و اسناد دریافتنی » در سطح معین:
تصویر شماره‌ی ۱: کدینگ حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی» تا سطح معین

مطالباتی که در نتیجه فعالیتی غیر از فعالیت اصلی و تجاری (ثبت شده در اساسنامه آن شرکت) یک شرکت،برای آن حاصل شده است، را در حساب «سایرحساب‌ها و اسناد دریافتنی» ثبت و نگهداری می‌کنند. 

•    1401- سایر دریافتنی‌های غیرتجاری- اشخاص حقوقی
مبالغی که بصورت قرض یا وام به شرکت‌های دیگر پرداخت می‌شوند، را در این حساب ثبت می‌کنیم. یعنی در زمان پرداخت مبلغ این حساب بدهکار می‌شود و بانک بستانکار می‌شود، و در زمانی‌که این مبلغ به حساب شرکت برگردد، سند عکس می‌زنیم؛ یعنی حساب بانک بدهکار می‌شود و حساب«سایر دریافتنی‌های غیرتجاری- اشخاص حقوقی» بستانکار می‌شود.

•    1402- سایر دریافتنی‌های غیرتجاری- اشخاص حقیقی
مبالغی که بصورت قرض یا وام به اشخاص حقیقی دیگر پرداخت می‌شوند، را در این حساب ثبت می‌کنیم. یعنی در زمان پرداخت مبلغ این حساب بدهکار می‌شود و بانک بستانکار می‌شود، و در زمانی‌که این مبلغ به حساب شرکت برگردد، سند عکس می‌زنیم؛ یعنی حساب بانک بدهکار می‌شود و حساب«سایر دریافتنی‌های غیرتجاری- اشخاص حقیقی» بستانکار می‌شود.

•    1403- وام و مساعده کارکنان
مبالغی که بصورت مساعده یا وام به کارکنان شرکت پرداخت می‌شوند، را در این حساب ثبت می‌کنیم. در این سرفصل می‌توانید در سطح تفضیل به تفکیک پرسنل شرکت حساب ایجاد کنید تا حساب وام‌های هر کدام را بصورت جداگانه داشته باشید. 
*** من در شرکت‌هایی که کار کرده‌ام مبلغ مساعده‌هایی که در همان ماه از پرسنل کسر می‌کردم، را در این حساب نمی‌آوردم، بلکه در حساب حقوق پرداختنی آن شخص سند می‌زدم و در پایان ماه، پس از کسر از مبلغ کل حقوق آن ماه ایشان، باقیمانده را سند و دستور پرداخت می‌زدم. البته در مورد وام‌ها و مساعده‌هایی که مدت دار کسر می‌شوند، پیشنهاد می‌کنم از این حساب«وام و مساعده کارکنان» استفاده کنید!

•    1404- سپرده اخذ ضمانتنامه بانکی
برای اخذ ضمانتنامه بانکی، بنا به شرایط بانک مورد نظر، اغلب ده درصد از مبلغ کل ضمانتنامه در آن حساب بانکی اصطلاحاَ بلاک می‌شود و تا زمانی‌که ضمانتنامه باطل نشود، آن مبلغ قابل برداشت و استفاده نیست. این مبلغ ده درصد ضمانتنامه نیز، در واقع مطالبات شرکت از بانک است، که البته در راستای فعالیت تجاری شرکت نمی‌باشد. بنابراین، در حساب«سپرده اخذ ضمانتنامه بانکی» ثبت می‌شود.

•    1405- سایر سپرده‌های کوتاه‌مدت
شرکت‌ها ممکن است در قسمت‌های مختلفی سپرده‌ داشته باشند و در کوتاه مدت این مطالبات به حسابشان برگشت داده شود، مانند مبلغ رهن یا ودیعه‌ای که برای اجاره ملک یا ماشین و یا حتی دستگاهی به صاحب آن پرداخت می‌شود، و در پایان قرارداد باید به حساب شرکت برگردد. یا بعضی شرکت‌ها سهام خریداری می‌کنند و باید مبلغ سود سهام در تاریخ خاصی به حساب این شرکت پرداخت ‌شود، و... . اینها مواردی هستند که مطالباتی را برای شرکت ایجاد می‌کنند، بنابراین باید شناسایی و ثبت شوند. البته بعضی شرکت‌ها در سطح معین به حساب‌های «سپرده اجاره» یا «سود سهام دریافتنی» کدهای جداگانه‌ای اختصاص می‌دهند و این نیز صحیح است.

•    1406- مالیات بر ارزش افزوده خرید
هر بنگاه اقتصادی در جریان خریدهایی که انجام می‌دهد یا خدمت‌هایی که دریافت می‌کند، مبالغی را تحت عنوان مالیات بر ارزش افزوده آن کالا یا خدمت به طرف معامله می‌پردازد. با توجه با اینکه شرکت مصرف کننده نهایی نیست، و فقط در جهت انجام فعالیت اقتصادی‌اش و رساندن آن کالا یا خدمت به مصرف کننده نهایی مجبور به پرداخت ارزش افزوده شده است، بنابراین مبلغ پرداخت شده را در حساب«مالیات بر ارزش افزوده خرید» ثبت می‌کنند و در پایان هر فصل جمع این مبالغ را از مبلغ جمع حساب «مالیات بر ارزش افزوده فروش»، کسر می‌کنند و الباقی را به حساب اداره مالیاتی ارزش افزوده واریز می‌کنند.
ثبت سند حسابداری خرید کالا با پرداخت ارزش افزوده: 
مثال: در 08/11/99 شرکت، تعداد 2 صندلی اداری به مبلغ 17.440.000 ریال خریداری و از بانک ملی پرداخت کرده است، که از این مبلغ 1.440.000 ریال آن را بایت ارزش افزوده پرداخت شده است. ثبت سند حسابداری خرید ملزومات اداری به شرح زیر در دفتر روزنامه صحیح است:

•    1407- سایر بدهکاران
با توجه به اینکه با ماهیت و تعریف حساب سایر حسابها و اسناد دریافتنی آشنا شده‌اید، و اینکه بنگاه‌های اقتصادی مطالبات غیرتجاری دیگری هم در طی کار برایشان ایجاد شوند، حساب«سایر بدهکاران» برای مواردی غیر از موارد فوق‌الذکر است. بنابراین اگر شرکت مطالباتی غیر تجاری داشت که در موارد فوق نبود می‌توانید در این حساب ثبت و نگهداری کنید.

•    1408- ذخیره‌ی کاهش ارزش دریافتنی‌های غیرتجاری
حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی» مطالبات غیرتجاری شرکت از مشتریان، شرکت‌ها، اشخاص حقیقی، کارکنان شرکت یا مالیات بر ارزش افزوده است، و جزء دارایی های جاری شرکت می‌باشد، اما آن مطالباتی که در دریافتشان ابهامی باشد یا پس از پیگیری های بسیار، غیر قابل وصول از مشتریان باشند، را باید با حساب «ذخیره کاهش ارزش دریافتنی‌های غیر تجاری» ثبت کنیم. بنابراین این حساب، کاهنده دارایی‌های جاری است. 
پیشنهاد می‌شود جهت آشنایی بهتر با مفهوم کاهش ارزش دریافتنی‌ها و مطالبات مشکوک‌الوصول و نحوه ثبت حسابداری این مطالبات، مقاله «حساب ذخیره مطالبات مشکوک‌الوصول دریافتنی‌های تجاری و روش ذخیره‌گیری» را مطالعه بفرمایید.
•    ماهیّت حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی»:

تمام سرفصل‌های معین حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی»، به جزء حساب« ذخیره کاهش ارزش دریافتنی‌های غیر تجاری »، ماهیت بدهکار دارند. اما همانطور که در متن مقاله هم گفته شد حساب « ذخیره کاهش ارزش دریافتنی‌های غیر تجاری » کاهنده دارائی های جاری است؛ یعنی با وجود اینکه این حساب در قسمت بدهکاران ترازنامه نشان داده می‌شود، اما ماهیت آن بستانکار است؛ بنابراین، افزایش آن بستانکار، و کاهش مبلغ آن، بدهکار است.

•    نحوه‌ی بستن حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی»:
حساب «سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی» جزء حساب‌های دائمی است و مانده‌ی تمام سرفصل‌های آن در سطح معین چه بدهکار باشد و چه بستانکار، طیّ سند اختتامیّه با حساب «تراز افتتاحیّه و اختتامیّه» صفر می‌کنیم، تا همان مبلغ مانده را طیّ سند افتتاحیّه‌ی سال بعد، به سال بعدی منتقل کنیم.